Konta firmowe w pytaniach i odpowiedziach – odpowiada doradca podatkowy, księgowy, adwokat
Jeśli masz JDG, to warto, byś miał/a konto firmowe. Takie konto (jedno lub wiecej) możesz założyć w promocji bankowej z nagrodą na start. Banki oferują aktualnie nawet 4800 zł za 3 miesiące spełniania warunków, więc jest o co się postarać. Na kontach firmowych panują trochę inne zasady niż na kontach osobistych – pojawia się więcej obowiązków prawno-podatkowych.
Poprosiłam Grzegorza Hatalę – doradcę podatkowego, księgowego i adwokata, aby odpowiedział na najczęściej pojawiające się pytania moich obserwujących. Grześka znajdziecie tutaj: instagram.com/pan_od_podatkow oraz tutaj: https://hspodatki.pl/
Poniżej znajdziesz film na YT, znaczniki czasowe, gdzie pojawiają się kolejne pytania, a jeszcze niżej (wkrótce) transkrypcję nagrania, którą możesz rozwinąć i przeczytać we własnym tempie :).
- 2:09 czy mając JDG musimy mieć konto firmowe, czy możemy używać konta osobistego? ZOBACZ ODPOWIEDŹ NA BLOGU
- 5:03 jakie obowiązki mają przedsiębiorcy przy zakładaniu konta firmowego? ZOBACZ ODPOWIEDŹ NA BLOGU
- 6:51 jakie są konsekwencje braku aktualizacji wpisu w CEiDG? ZOBACZ ODPOWIEDŹ NA BLOGU
- 7:44 urząd skarbowy do mnie dzwonił ZOBACZ ODPOWIEDŹ NA BLOGU
- 9:06 czy vatowcy mają dodatkowe obowiązki? ZOBACZ ODPOWIEDŹ NA BLOGU
- 10:04 czy są ograniczenia w liczbie posiadanych kont firmowych? ZOBACZ ODPOWIEDŹ NA BLOGU
- 11:52 moja strategia na konta firmowe w promocjach bankowych. ZOBACZ ODPOWIEDŹ NA BLOGU
- 13:38 czy można swobodnie przelewać sobie pieniądze między kontem osobistym a firmowym? ZOBACZ ODPOWIEDŹ NA BLOGU
- 14:19 czy bezpiecznie jest prosić o przelew np. męża, siostrę, koleżankę? ZOBACZ ODPOWIEDŹ NA BLOGU
- 16:10 czy z nagród z promocji bankowych na kontach firmowych należy odprowadzić podatek? ZOBACZ ODPOWIEDŹ NA BLOGU
- 17:33 czy nagrody w formie voucherów do sklepów też traktujemy jak przychód? Jak je rozliczyć? ZOBACZ ODPOWIEDŹ NA BLOGU
- 18:15 nagrody, a limity przychodów, np. limit vat ZOBACZ ODPOWIEDŹ NA BLOGU
- 19:15 kiedy powstaje nasz obowiązek podatkowy? ZOBACZ ODPOWIEDŹ NA BLOGU
- 19:42 czy nagrody z promocji bankowych należy uwzględniać w rachunku zysków i strat? ZOBACZ ODPOWIEDŹ NA BLOGU
- 20:57 gdzie wpisać przychód z takiej promocji, jeśli rozliczamy się samodzielnie? ZOBACZ ODPOWIEDŹ NA BLOGU
- 21:32 jaki dokument przekazać księgowemu, jeśli nie rozliczamy się samodzielnie? ZOBACZ ODPOWIEDŹ NA BLOGU
- 21:58 czy bank wyśle pit? Czy trzeba wystawić fakturę bankowi? ZOBACZ ODPOWIEDŹ NA BLOGU
- 22:46 czy można brać udział w promocjach kont firmowych mając zawieszoną działalność gospodarczą? ZOBACZ ODPOWIEDŹ NA BLOGU
- 23:58 rozliczenie nagrody z promocji bankowej w przypadku zawieszenia firmy. ZOBACZ ODPOWIEDŹ NA BLOGU
- 24:28 czy możemy rozbić płatność za składki ZUS na kilka przelewów? ZOBACZ ODPOWIEDŹ NA BLOGU
- 25:19 czy np. opłaty, prowizje z kont firmowych można traktować jako koszt uzyskania przychodu? ZOBACZ ODPOWIEDŹ NA BLOGU
- 26:15 o czym warto pamiętać wg Grzegorza? ZOBACZ ODPOWIEDŹ NA BLOGU
- 29:10 Czy zakładanie wielu kont i robienie transakcji między nimi może wzbudzić podejrzenia? ZOBACZ ODPOWIEDŹ NA BLOGU
Justyna: Cześć Grzegorzu. W tym filmie będziemy rozmawiać o kontach firmowych. Jest ze mną Grzegorz Hatala – doradca podatkowy, księgowy, adwokat i przedsiębiorca. Dzisiaj będę pytać Grzegorza o najważniejsze kwestie dotyczące kont firmowych – zarówno te, o które pytają moi obserwatorzy, jak i te wynikające z mojej własnej praktyki. Bardzo dziękuję Ci, Grzegorzu, że jesteś dzisiaj z nami.
Grzegorz: Witam wszystkich bardzo serdecznie. Cześć.
Justyna: Wykorzystamy dzisiaj Twoją wiedzę, więc nie krępuj się dzielić szczegółami. Nasza rozmowa będzie dotyczyć przede wszystkim kont firmowych zakładanych w ramach promocji bankowych. Takie promocje są, krótko mówiąc, strategią marketingową banków mającą na celu przyciągnięcie klientów. Banki potrafią oferować przedsiębiorcom nawet około 4800 zł za założenie konta firmowego i spełnienie określonych warunków. Taki wydatek może się bankowi opłacać, ponieważ klienci często pozostają z danym bankiem na dłużej, szczególnie w przypadku rachunków firmowych. Nagroda jest więc dodatkową zachętą. Promocje kierowane są przede wszystkim do osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, rzadziej do spółek, dlatego dzisiaj będziemy mówić głównie w kontekście JDG. W takich promocjach trzeba oczywiście spełnić określone warunki. Może to być na przykład zapewnienie wpływu na konto w wysokości 5000 zł, wykonanie trzech przelewów czy przelew do ZUS na minimum 300 zł. Są też promocje z trudniejszymi warunkami, na przykład wymagające podpisania umowy o terminal płatniczy. Każdy powinien więc dopasować promocję do swojej firmy. Są promocje łatwiejsze i trudniejsze, ale jeżeli warunki odpowiadają naszej działalności, warto korzystać z takich możliwości. Dzisiaj będę pytać Grzegorza między innymi o podatki, obowiązki przedsiębiorcy i inne kwestie związane z rachunkami firmowymi.
Czy prowadząc JDG, trzeba mieć konto firmowe?
Grzegorz: Generalnie możemy w określonych sytuacjach działać na koncie osobistym, jeżeli nasze transakcje nie przekraczają 15 000 zł. Powyżej tej kwoty pojawiają się ograniczenia związane między innymi z możliwością uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu. To jest jednak teoria, ponieważ czasami banki w swoich wewnętrznych regulaminach wymagają, żeby do danego typu działalności założyć rachunek firmowy i nie pozwalają wykorzystywać do tego zwykłego konta osobistego. Często wynika to między innymi z procedur AML, czyli przepisów dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy. Osobiście zawsze doradzam założenie konta firmowego od początku prowadzenia działalności. Nie chodzi nawet wyłącznie o to, czy taki rachunek jest obowiązkowy. Dobrze po prostu oddzielić finanse firmowe od prywatnych. Możemy oczywiście wykonywać z konta firmowego również określone prywatne operacje – nie ma z tym problemu – ale mimo wszystko sugeruję posiadanie osobnego rachunku firmowego i osobistego. Dzięki temu to, co dotyczy firmy, pozostaje w firmie, a prywatne wydatki znajdują się na osobnym rachunku. Ma to znaczenie również wtedy, kiedy później musimy odszukać konkretną transakcję, na przykład podczas kontroli urzędu skarbowego. Znacznie łatwiej wtedy sprawdzić, że dana operacja została wykonana właśnie z rachunku firmowego. Kolejna kwestia dotyczy podatników VAT. Jeżeli mamy obowiązek dokonania płatności w mechanizmie podzielonej płatności, czyli split payment, nie wykonamy takiego przelewu ze zwykłego konta osobistego. Dlatego podsumowałbym to tak: nie zawsze istnieje bezwzględny obowiązek posiadania rachunku firmowego, ale ja zdecydowanie sugeruję i doradzam założenie go od początku prowadzenia działalności gospodarczej.
Justyna: Z perspektywy finansów osobistych również uważam, że to bardzo dobra praktyka. Kiedy mamy rozdzielone finanse, łatwiej zobaczyć, ile rzeczywiście zostało nam pieniędzy prywatnych do końca miesiąca. Nie mamy wtedy poczucia, że dysponujemy środkami, które tak naprawdę za chwilę będą potrzebne na przykład na zapłatę ZUS czy podatków. Łatwo się w tym pogubić, dlatego oddzielenie konta osobistego od firmowego również moim zdaniem jest bardzo dobrym rozwiązaniem. Czyli obowiązku nie ma, ale warto mieć rachunek firmowy i można dodatkowo wykorzystać oferowane przez banki nagrody na start.
Jakie obowiązki ma przedsiębiorca po założeniu konta firmowego?
Justyna: Skoro jesteśmy przy obowiązkach, to o czym bezwzględnie powinien pamiętać przedsiębiorca po założeniu konta firmowego?
Grzegorz: Przede wszystkim o zgłoszeniu rachunku do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, czyli CEIDG, w ciągu 7 dni od założenia takiego konta. Dzięki temu urząd skarbowy zostaje poinformowany o założeniu rachunku. Jednocześnie aktualizowana jest lista naszych rachunków znajdujących się na białej liście podatników VAT. Jest to istotne, ponieważ dokonanie płatności na rachunek spoza białej listy może powodować konsekwencje po stronie nabywcy, między innymi związane z możliwością ujęcia określonego wydatku w kosztach oraz odpowiedzialnością dotyczącą VAT. Dlatego ważne jest, żeby po założeniu konta możliwie szybko zgłosić je do CEIDG – w ciągu siedmiu dni. Można zrobić to online. Logujemy się, dokonujemy aktualizacji i tak naprawdę jest to szybka czynność. Jeżeli natomiast mówilibyśmy o rachunkach firmowych spółek, pojawiają się inne formularze, na przykład NIP-8. W przypadku JDG najważniejsza jest aktualizacja wpisu w CEIDG.
Justyna: Mogę z własnego doświadczenia potwierdzić, że taka zmiana zajmuje około 5-10 minut. Osobiście loguję się za pomocą dowodu z warstwą elektroniczną, ale można również korzystać z podpisu kwalifikowanego czy profilu zaufanego. Po dokonaniu aktualizacji otrzymujemy mailowe potwierdzenie.
Grzegorz: W praktyce największym problemem związanym z brakiem rachunku na białej liście może być właśnie to, że kontrahent nie będzie chciał przelać nam pieniędzy. Po jego stronie mogą bowiem pojawić się konsekwencje podatkowe, między innymi związane ze współodpowiedzialnością za VAT, który nie został przez nas odprowadzony. Może więc dojść do sytuacji, w której wystawimy fakturę, a kontrahent nie będzie chciał zapłacić jej na rachunek znajdujący się poza białą listą.
Justyna: Pamiętam też sytuację, kiedy zgłaszałam nowy rachunek, ale nie usunęłam starego, ponieważ nowe konto miało być tylko moim rachunkiem dodatkowym. Nie zaznaczyłam natomiast w CEIDG, który z posiadanych rachunków ma służyć do zwrotu VAT. Po kilku dniach zadzwoniła do mnie pani z urzędu skarbowego i powiedziała: „Pani Justyno, widzę nowy rachunek, ale nie wskazała pani, który z rachunków ma służyć do zwrotu VAT. Proszę to uzupełnić”. Zalogowałam się jeszcze raz, poprawiłam wpis i sprawa została załatwiona. Chcę przez to powiedzieć, że nie trzeba panicznie bać się tych formalności. W urzędzie skarbowym również pracują ludzie i – jak pokazuje mój przykład – czasami ktoś po prostu zadzwoni i pomoże poprawić błąd.
Czy podatnicy VAT mają dodatkowe obowiązki związane z kontami?
Justyna: Skoro pojawił się już temat VAT-u, to czy podatnicy VAT mają jakieś dodatkowe obowiązki związane z rachunkami firmowymi?
Grzegorz: W określonych sytuacjach, zależnie między innymi od rodzaju prowadzonej działalności, przedsiębiorca ma obowiązek dokonania płatności metodą podzielonej płatności, czyli split payment.Wtedy potrzebujemy rachunku firmowego, ponieważ na zwykłym rachunku osobistym nie mamy takiej możliwości. Jeżeli przykładowo jesteśmy podatnikiem VAT i prowadzimy działalność objętą obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności, musimy mieć możliwość wykonania takiego przelewu. I właśnie w takim przypadku teoretyczna możliwość korzystania wyłącznie z konta osobistego w praktyce przestaje być użyteczna.
Ile kont firmowych można posiadać?
Justyna: Jeżeli chodzi o liczbę posiadanych kont firmowych, to chyba nie ma tutaj ograniczeń?
Grzegorz: Nie ma. Możemy mieć również konta zagraniczne i rachunki prowadzone w różnych walutach, na przykład w euro czy dolarach. Oczywiście z punktu widzenia podatków wartości odpowiednich transakcji muszą zostać przeliczone na złote, ponieważ podatki rozliczamy w złotówkach i przychód również obliczany jest w złotych. Nie zmienia to jednak faktu, że możemy posiadać pieniądze na rachunkach walutowych. Sam praktycznie we wszystkich spółkach, w których uczestniczę, korzystam z kilku rachunków. Czasami główny rachunek nie oferuje na przykład możliwości korzystania z BLIKA. W większych przedsiębiorstwach wykorzystuje się też pliki MT940 potrzebne w księgowości. Możemy więc mieć jeden rachunek, z którego korzysta pracownik i ma do niego kartę na bieżące zakupy, drugi przeznaczony do płatności internetowych, główny rachunek służący na przykład do wypłat, a oprócz tego rachunek w euro czy dolarach. Nie ma ograniczenia liczby takich kont.
Justyna: Ja aktualnie mam cztery konta firmowe. Każde zostało założone w promocji bankowej. Moja strategia wygląda tak, że jedno z nich jest moim głównym rachunkiem, natomiast pozostałe konta zakładane w promocjach są rachunkami dodatkowymi, na których spełniam warunki poszczególnych promocji. Nie podaję tych dodatkowych numerów rachunków swoim kontrahentom i nie zmieniam im ciągle danych do płatności. Mam jedno główne konto, a pozostałymi zarządzam we własnym zakresie w taki sposób, żeby móc korzystać z bankowych nagród. Po uzyskaniu ostatniej nagrody zamykam konto, jeżeli mi się nie spodobało. Zdarzyło mi się jednak również, że konto założone początkowo ze względu na promocję spodobało mi się na tyle, że zostało moim głównym rachunkiem. I właśnie między innymi o to chodzi bankom – promocja ma zachęcić klienta do wypróbowania ich usług, a później być może zatrzymać go na dłużej.
Czy można przelewać pieniądze między własnym kontem osobistym i firmowym?
Justyna: Wróćmy na chwilę do oddzielania pieniędzy firmowych od prywatnych. Banki w promocjach często wymagają na przykład zapewnienia wpływu na rachunek w wysokości 5000 zł. Popularną praktyką wśród osób korzystających z takich promocji jest przelewanie własnych pieniędzy z konta prywatnego na konto firmowe. Jeżeli regulamin konkretnej promocji tego nie wyklucza i taki przelew pozwala spełnić warunek promocji, to czy przerzucanie pieniędzy pomiędzy własnym rachunkiem osobistym i firmowym może powodować jakieś konsekwencje?
Grzegorz: Nie. Nie ma tutaj żadnych konsekwencji. Można to porównać do dwóch kieszeni w tych samych spodniach. Nie ma znaczenia, czy wyciągniemy 100 zł z lewej, czy z prawej kieszeni. Możemy dowolnie przelewać pieniądze pomiędzy własnym kontem firmowym i osobistym, ponieważ cały czas są to nasze pieniądze. I to tak naprawdę jest cała odpowiedź.
Co z przelewami od męża, siostry lub innej osoby?
Justyna: A jeżeli pieniądze miałby nam przelać ktoś inny – na przykład mąż, siostra czy koleżanka – wtedy trzeba już bardziej uważać?
Grzegorz: Wtedy trzeba przede wszystkim odpowiedzieć na pytanie, czym właściwie jest taki przelew. Nie ma czegoś takiego jak przelew bez żadnej podstawy. Trzeba wiedzieć, dlaczego pieniądze przechodzą od jednej osoby do drugiej. Liczy się przede wszystkim charakter tego transferu i to, pomiędzy jakimi osobami dochodzi do przekazania pieniędzy. Może to być na przykład pożyczka. Jeżeli mamy do czynienia z pożyczką pomiędzy osobami bliskimi, należy pamiętać o odpowiednich obowiązkach zgłoszeniowych wobec urzędu skarbowego. Przy spełnieniu odpowiednich warunków taka pożyczka może korzystać ze zwolnienia z PCC. Nie muszą być również ustalane odsetki od takiej pożyczki. Trzeba natomiast pamiętać o wymaganym zgłoszeniu – w rozmowie wskazujemy termin około 14 dni. Inną sytuacją jest darowizna. W przypadku darowizn istnieją odpowiednie limity. Jeżeli otrzymujemy pieniądze od osoby zaliczanej do tak zwanej grupy zerowej, przy spełnieniu warunków możemy korzystać ze zwolnienia podatkowego. Darowiznę należy jednak odpowiednio zgłosić. W przypadku omawianego zwolnienia mówimy o terminie pół roku. Trzeba również pamiętać, że przy ustalaniu limitów bierze się pod uwagę przekazania dokonywane w odpowiednim okresie – w rozmowie wskazujemy na sumowanie ich z ostatnich pięciu lat. Jeżeli więc mamy częste transfery od członków rodziny i nie chodzi o zwykłe rozliczenia wynikające ze wspólnego gospodarstwa domowego, takie jak zwrot pieniędzy za pizzę czy wspólny zakup, trzeba pilnować obowiązujących limitów albo dokonywać właściwych zgłoszeń. Samo dokonanie zgłoszenia nie oznacza automatycznie powstania podatku. W odpowiednich przypadkach chodzi po prostu o to, żeby urząd skarbowy wiedział, z jakiego tytułu pieniądze zostały przekazane.
Justyna: I sam fakt, że środki wpływają na konto firmowe, nic tutaj nie zmienia?
Grzegorz: Nie.
Czy od nagrody z promocji konta firmowego trzeba zapłacić podatek?
Justyna: Teraz pytanie, które chyba najbardziej interesuje osoby korzystające z promocji. Czy od nagród otrzymywanych w promocjach bankowych dotyczących kont firmowych trzeba odprowadzić podatek?
Grzegorz: Tak.
Bardzo mało jest przychodów, które w ogóle nie są opodatkowane. Przede wszystkim otrzymana nagroda jest przychodem. Później można zastanawiać się, czy konkretny przychód korzysta ze zwolnienia. W tym przypadku takiego zwolnienia nie ma. Jeżeli mówimy o koncie firmowym, nagroda będzie po prostu przychodem z działalności gospodarczej. Nie wystawiamy tutaj żadnej faktury dla banku, natomiast wartość nagrody musimy doliczyć do przychodów działalności. Sposób jej opodatkowania zależy od formy opodatkowania przedsiębiorcy. W przypadku ryczałtu nagroda wliczana jest do prowadzonej działalności i stosujemy odpowiednią stawkę wynikającą z zasad jej opodatkowania. Przy podatku liniowym mówimy o stawce 19%, a w rozmowie wskazujemy również na 4,9% składki zdrowotnej. Przy skali podatkowej wysokość podatku zależy od sytuacji przedsiębiorcy i osiąganych dochodów – w grę wchodzą odpowiednie progi podatkowe. W przypadku karty podatkowej sytuacja jest inna, ponieważ podatek ma charakter stały i zryczałtowany. Obecnie jednak z tej formy korzysta stosunkowo niewiele osób.
Jak rozliczyć voucher lub inną nagrodę niepieniężną?
Justyna: A co z nagrodami niepieniężnymi? Banki czasem oferują na przykład vouchery do sklepów – chociażby do Biedronki czy Decathlonu. Czy po prostu bierzemy nominalną wartość takiego bonu i zaliczamy ją do przychodu?
Grzegorz: Tak.
Co jeśli nagrodę wypłaca zagraniczny podmiot, np. Revolut?
Justyna: A jeżeli nagrodę otrzymujemy od podmiotu zarejestrowanego za granicą, na przykład Revolutu? Czy coś się wtedy zmienia?
Grzegorz: Nie.
Nie ma powodu, żeby otrzymanie pieniędzy od podmiotu zagranicznego traktować w tym zakresie inaczej niż otrzymanie pieniędzy od polskiego banku.
Nadal jest to przychód.
Czy nagrody z promocji zwiększają przychód i wpływają na limity?
Justyna: Czy nagrody z promocji bankowych wliczają się do sumy przychodów?Pytam na przykład w kontekście składki zdrowotnej, progów przy ryczałcie, limitu zwolnienia z VAT czy Małego ZUS-u.
Grzegorz: Jeżeli mówimy o przychodzie, to jak najbardziej jest to przychód z działalności gospodarczej. Trzeba jednak osobno analizować konkretny limit. Jeżeli chodzi o VAT, sama nagroda z promocji bankowej nie jest czynnością opodatkowaną VAT. Dostajemy pieniądze na konto i nie występuje tutaj VAT do rozliczenia. Jednocześnie, jeżeli zastanawiamy się nad limitem przychodów decydującym o wejściu na VAT, taka nagroda nie jest do tego limitu wliczana. Nie musimy się więc obawiać, że otrzymanie nagród z promocji bankowych samo w sobie spowoduje przekroczenie limitu zwolnienia podmiotowego z VAT i przesądzi o konieczności zostania podatnikiem VAT.
Kiedy powstaje przychód z nagrody?
Justyna: Czy data wpływu nagrody na konto jest datą, w której powstaje obowiązek jej rozliczenia? Czasami ludzie pytają mnie, czy powinni uwzględnić nagrodę w okresie, w którym spełniali warunki promocji, czy dopiero w okresie, kiedy pieniądze rzeczywiście wpłynęły.
Grzegorz: Liczy się moment wpływu pieniędzy na konto..
Czy nagrodę trzeba uwzględnić w rachunku zysków i strat?
Justyna: Dostałam też pytanie od jednej z obserwatorek: czy nagrody z promocji bankowych trzeba uwzględniać w rachunku zysków i strat?
Grzegorz: Oczywiście, że tak. Jeżeli jest to przychód, to powinien zostać uwzględniony. Przychód pozostaje przychodem. W przypadku podmiotów prowadzących pełną księgowość będzie więc odpowiednio ujmowany również w rachunku zysków i strat. Można tu zauważyć różnicę między osobą fizyczną a spółką. Przykładowo darowizna otrzymana przez osobę fizyczną może podlegać innym zasadom i odpowiednim zwolnieniom, natomiast spółka patrzy na takie świadczenia z perspektywy swoich przychodów.
Justyna: Wcześniej wspominałam, że promocje bankowe są częściej organizowane dla jednoosobowych działalności gospodarczych, które rozliczają się na przykład podatkiem liniowym, ryczałtem czy skalą podatkową i wtedy rachunek zysków i strat zwykle ich nie dotyczy. Jeżeli jednak bank dopuści do promocji również inne podmioty, taka informacja może być istotna.
Gdzie wpisać nagrodę w KPiR?
Justyna: Jeżeli ktoś prowadzi rozliczenia samodzielnie, to gdzie powinien wpisać przychód z tytułu nagrody bankowej?
Grzegorz: Powinien wykazać go w kolumnie 8 podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jeżeli korzystamy z programu księgowego, sposób technicznego wprowadzenia takiego przychodu zależy oczywiście od konkretnego programu. System powinien następnie odpowiednio przypisać go do właściwej kategorii. Taki przychód powinien trafić właśnie do kolumny 8 KPiR.
Justyna: Jeżeli natomiast rozlicza nas księgowy, to możemy po prostu poinformować go o otrzymanej nagrodzie. Ja na przykład piszę księgowej w mailu, że otrzymałam 200 zł nagrody z danego banku i dołączam wyciągi bankowe.
Grzegorz: Tak. Potwierdzenie wpływu środków na rachunek jest wystarczającym potwierdzeniem otrzymania tego przychodu.
Czy bank wystawia PIT? Czy przedsiębiorca musi wystawić bankowi dokument?
Justyna: Ludzie pytają mnie też czasami, czy otrzymają od banku jakiś PIT albo czy sami powinni wystawić bankowi jakiś dokument. Z własnej praktyki mogę powiedzieć, że nigdy nie wystawiałam bankowi żadnego dokumentu z tytułu otrzymania nagrody na koncie firmowym i nigdy nie dostałam od banku PIT-u dotyczącego takiej nagrody. Czy są tutaj jakieś dodatkowe obowiązki dokumentacyjne?
Grzegorz: Nie. Musimy uwzględnić otrzymaną nagrodę w przychodach. Potwierdzeniem przychodu jest wpływ pieniędzy na rachunek bankowy. Następnie rozliczamy go w PIT zgodnie z formą opodatkowania, którą stosujemy w działalności gospodarczej. I właściwie tyle.
Czy osoba z zawieszoną działalnością może korzystać z promocji bankowej?
Justyna: A jeżeli ktoś ma zawieszoną działalność gospodarczą i nie może aktywnie wykonywać zwykłej działalności, to czy taka osoba może wziąć udział w promocji bankowej, w której warunkiem jest na przykład płatność kartą, zapewnienie wpływu albo przelew do ZUS?
Grzegorz: Jak najbardziej. W okresie zawieszenia możemy wykonywać czynności potrzebne do utrzymania firmy. Zawieszenie działalności nie oznacza jej zamknięcia. Możemy wykonywać wymagalne płatności, możemy płacić za rzeczy i dokonywać zakupów. Nie możemy wykonywać regularnych usług w taki sam sposób jak podczas aktywnej działalności, ale możemy na przykład przyjmować płatności dotyczące usług wykonanych wcześniej. Możemy także przelewać pieniądze pomiędzy własnym kontem prywatnym i firmowym. Takie transfery same w sobie nie wpływają na status zawieszenia działalności.
Justyna: Czyli z perspektywy promocji bankowej samo to, czy działalność jest aktywna, czy zawieszona, nie zmienia sposobu traktowania konta?I jeżeli otrzymamy nagrodę, rozliczamy ją tak samo jak przy aktywnej działalności?
Grzegorz: Jeżeli chodzi o sam przychód, wykazujemy go w PIT. Przy działalności zawieszonej nie rozliczamy go w bieżącej zaliczce na podatek dochodowy. W takim przypadku uwzględnimy otrzymaną nagrodę przy rozliczeniu rocznym.
Justyna: Czyli nie w miesiącu otrzymania nagrody w formie bieżącej zaliczki, tylko przy rozliczeniu na koniec roku?
Grzegorz: Tak. Na koniec roku.
Czy składkę ZUS można podzielić na kilka przelewów z różnych kont?
Justyna: Mam jeszcze techniczne pytanie dotyczące ZUS. Załóżmy, że przedsiębiorca ma kilka kont bankowych założonych w promocjach i każda z tych promocji wymaga wykonania przelewu do ZUS, na przykład w wysokości minimum 300 zł. Czy jest jakiś problem, jeżeli podzielimy należną składkę ZUS na kilka przelewów wykonanych z różnych rachunków?
Grzegorz: Kompletnie żadnego. Każdy przedsiębiorca wpłaca składki na swój indywidualny rachunek składkowy ZUS. Nie ma znaczenia, czy należna suma zostanie wpłacona jednym przelewem z jednego konta, czy na przykład pięcioma przelewami z pięciu różnych rachunków. Najważniejsze jest to, żeby właściwa łączna kwota została zapłacona.
Czy opłaty bankowe i koszty przewalutowania można zaliczyć do kosztów działalności?
Justyna: Załóżmy, że z rachunku firmowego płacimy na przykład za reklamy Meta. Sama korzystam z takich reklam i czasami pojawia się przy tym koszt przewalutowania transakcji. Czy takie opłaty albo inne podobne koszty generowane przez rachunek bankowy możemy zaliczać do kosztów działalności?
Grzegorz: Jak najbardziej. Definicja kosztów uzyskania przychodu jest dosyć szeroka. Chodzi między innymi o wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu albo zachowania czy zabezpieczenia jego źródła. W związku z tym opłaty bankowe związane z działalnością mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu.
Na co jeszcze zwrócić uwagę przy zakładaniu konta firmowego?
Justyna: Rozmawialiśmy już o obowiązkach, na przykład o wpisie rachunku do CEIDG. Czy jako księgowy, doradca podatkowy i adwokat widzisz jeszcze jakieś kwestie, o których warto przypomnieć osobom zakładającym takie konta?
Grzegorz: Przede wszystkim warto mieć porządek w dokumentach. Trzeba też patrzeć nie tylko na samą promocję, ale również na koszty późniejszego korzystania z rachunku. Przykładem mogą być opłaty za pobieranie pliku MT940. Taki plik jest bardzo przydatny w księgowości, szczególnie w przypadku większych podmiotów. Często wygląda to tak, że raz w miesiącu pobieramy taki plik i przekazujemy go księgowości. Jeżeli jednak firma jest większa, ma bardzo dużo transakcji i współpraca z księgowością odbywa się częściej niż raz w miesiącu albo księgowość prowadzimy samodzielnie, częste pobieranie takich plików może generować zauważalne koszty. Jeżeli pojedyncze pobranie jest płatne, a potrzebujemy zrobić to na przykład kilkadziesiąt razy, w skali miesiąca może uzbierać się już konkretna kwota. Jest to szczególnie istotne w działalnościach, w których występuje bardzo dużo transakcji, nawet jeżeli poszczególne operacje nie są na duże kwoty. Dlatego trzeba sprawdzić, ile konto będzie kosztowało już po zakończeniu promocji. Warto również sprawdzić, jakie warunki trzeba spełnić, żeby nie płacić za określone usługi. Osobiście irytują mnie na przykład opłaty za przelewanie pieniędzy pomiędzy własnymi rachunkami w tym samym banku. Nie jest to standard wszędzie, ale takie opłaty się zdarzają. Trzeba też zobaczyć, ile przelewów należy wykonać albo ile razy skorzystać z karty, żeby uniknąć opłaty za jej prowadzenie. To są wydatki, których często nie zauważamy na co dzień, ale pieniądze stopniowo uciekają. Później może się okazać, że konto firmowe kosztuje nas kilkaset złotych rocznie.
Co zrobić z kontem po zakończeniu promocji?
Justyna: Właśnie dlatego, jeżeli ktoś korzysta z promocji bankowych, warto tego pilnować. Jeśli po zakończeniu promocji nie zamierzamy już korzystać z danego rachunku, najlepiej go po prostu zamknąć. Po zamknięciu należy również zaktualizować wpis w CEIDG i wykreślić z niego zamknięty rachunek bankowy. Wcześniej warto pobrać wszystkie istotne dokumenty i pliki dotyczące rachunku i zachować je na swoim komputerze, ponieważ później dostęp do nich może być utrudniony. Jeżeli możemy uniknąć przyszłych problemów, poświęcając pół godziny na uporządkowanie takich rzeczy, naprawdę warto to zrobić.
Czy zakładanie wielu kont i przelewy między nimi mogą wzbudzić zainteresowanie banku?
Justyna: Mam jeszcze ostatnie pytanie, również od jednej z obserwatorek. Z punktu widzenia przepisów dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy – AML – czy otwieranie kilku kont firmowych w ciągu roku albo nawet w krótszym okresie, na przykład pół roku, może wzbudzić podejrzenia banku? Czy możemy narazić się na jakąś kontrolę albo zostać poproszeni o dokumenty potwierdzające pochodzenie środków?
Grzegorz: Trzeba przede wszystkim uważać, żeby wykonywane transakcje miały jakieś uzasadnienie. Jeżeli mówimy o kilku rachunkach należących do tej samej osoby i po prostu przelewamy pomiędzy własnymi kontami swoje pieniądze, nie powinno być z tym problemu. Jeżeli jednak operacji jest bardzo dużo, jakaś „czerwona lampka” potencjalnie może się zapalić. Problem polega na tym, że nie znamy wewnętrznych procedur banków. Nie wiemy, jak dokładnie wyglądają algorytmy decydujące o tym, które transakcje czy klientów bank sprawdza. Nie martwiłbym się jednak tym przesadnie. Każdego dnia wykonujemy przecież bardzo wiele operacji bankowych. Robimy przelewy, płacimy kartą po kilkanaście czy kilkadziesiąt razy, przelewamy środki pomiędzy własnymi rachunkami i wykonujemy płatności na konta innych osób czy firm. Jeżeli prowadzimy przedsiębiorstwo, takich operacji może być jeszcze więcej. Większy problem pojawia się wtedy, kiedy przelewy nie mają żadnego uzasadnienia albo środki przepływają pomiędzy różnymi osobami czy podmiotami bez możliwej do wskazania podstawy. Wtedy pojawia się pytanie: co to właściwie są za pieniądze i dlaczego zostały przekazane? Znaczenie ma też oczywiście wysokość operacji. Inaczej wygląda zwykły przelew pomiędzy własnymi rachunkami, a inaczej sytuacja, w której ktoś bez wyraźnego powodu przelewa na przykład milion złotych z jednego konta na drugie.
Justyna: Czyli jeżeli na przykład chcemy skorzystać jednocześnie z sześciu promocji bankowych i przelewamy własne pieniądze pomiędzy własnymi rachunkami po to, żeby spełnić warunki tych promocji i dostać oferowane przez banki nagrody, to mamy konkretne wytłumaczenie takich operacji. Bank sam stworzył promocję i daje możliwość otrzymania nagrody po spełnieniu określonych warunków, więc po prostu z tej możliwości korzystamy.
Grzegorz: Tak. Jak najbardziej. Ja nie widzę tutaj problemu.
Podsumowanie
Justyna: Ja również w większości takich sytuacji problemu nie widzę. Cieszę się, że banki organizują tego typu akcje. Korzystamy na tym my jako klienci, a korzystają również banki, ponieważ zdobywają nowych klientów i realizują swoje cele sprzedażowe.
Zakończenie
Cieszę się, że rozwiałeś moje wątpliwości i wątpliwości moich obserwatorów. Myślę, że ta rozmowa dobrze pokazuje, jak funkcjonują konta firmowe z punktu widzenia doradcy podatkowego, księgowego i adwokata. Bardzo fajnie było Cię gościć i mam nadzieję, że jeszcze się zobaczymy. Jeżeli macie dodatkowe pytania dotyczące kont firmowych, promocji bankowych czy ich rozliczania, piszcie w komentarzach.
Grzegorz: Super, dzięki wielkie. Cześć.
